Автоматизация массового подбора персонала в Битрикс24
Задача
От HR-директора поступил запрос о необходимости внедрения заявки на массовый подбор и на внедрение воронки подбора. Хотелось, чтобы всем региональным управляющим раз в неделю приходила заявка на подбор, они её заполняли и вся информация по количеству требуемого персонала по городам сводилась в одной табличке. В воронке подбора была важна возможность парсить кандидатов с hh.ru, автоматически отправлять описание вакансии и назначенные собеседования с указанием даты, времени и места кандидатам. И так же возможность работать в одной карточке рекрутеру и управляющему.
Решение
Заявку на массовый подбор мы осуществили через стандартный функционал Битрикс24.Раз в неделю управляющим приходит уведомление из которого можно перейти к заданию по заполнению заявки.
Так же заявку на подбор можно заполнить через мобильное приложение Битрикс24. То есть необязательно иметь компьютер под рукой для этих целей.
После того, как все региональные управляющие подали заявку на подбор по своим городам HRD и Ведущий HR-менеджер получают об этом уведомление. Из уведомления они могут перейти в карточку отчета по городам и посмотреть сформированный документ.
Информация по количеству требуемого персонала в каждом городе обновляется в каждой карточке города. За каждый город есть ответственный рекрутер. И таким образом каждый понедельник у рекрутера есть информация сколько кандидатов нужно найти в каждом городе.
В каждой карточке города можно посмотреть количество персонала с которым работаете. Можно увидеть на какой стадии каждый кандидат, дату и время собеседования (если назначено), локацию, управляющего и прочее.
Что касается воронки подбора, то мы настроили парсинг с hh. Теперь нажатием одной кнопки информацию из резюме можно перенести в Битрикс24.
И работать дальше с этим кандидатом уже из Битрикс24 (звонить, писать, двигать по воронке подбора, передавать заказчику). Так же настроили автоматическую отправку сообщений кандидатам в whatsapp c уточнением актуальна ли вакансия, с назначенным собеседованием и с напоминанием о собеседовании. Информация о дате, времени и месте собеседования подтягивается из карточки кандидата.
Когда назначено собеседование, то есть согласованы дата и время, локация и управляющий локации, то управляющему приходит задание в котором нужно ознакомиться с назначенным собеседованием.
За 30 минут до собеседования управляющему приходит напоминание о собеседование. А через 15 минут приходит задание в котором нужно выбрать пришел кандидат на собеседование или нет.
Если кандидат не пришел, то карточка переместится в соответствующий провальный статус, комментарий перенесется в причину отказа, а рекрутеру придет об этом уведомление. Так же управляющий имеет возможность перенести собеседование на новую дату, рекрутер будет уведомлен об этом.
Если кандидат пришел, то следом придет задание в котором нужно выбрать итог собеседования.
Если выбраны варианты «Отказ компании», «Отказ кандидата», «Резерв» и «Черный список», то карточка кандидата переходит в аналогичную стадию в воронке, а комментарий переходит в поле «Причина отказа».
Если выбран вариант «Назначена стажировка» и управляющий указал дату и время. То карточка переходит в этап «Назначена стажировка». В день стажировки приходит задание, в котором нужно указать вышел кандидат на стажировку или нет. Если кандидат вышел. То карточка переходит в этап «Вышел на стажировку» и находится в этом этапе пока управляющий не подведет итоги стажировки.
В зависимости от выбранного варианта карточка переместится в соответствующую стадию, а рекрутеру придет обязательное уведомление об итогах стажировки.
Заключение
У нас получилось в Битрикс24 автоматизировать заявку на подбор по городам и сводить все данные в одну табличку. Теперь HRD не надо в ручную собирать информацию с региональных управляющих и самостоятельно сводить данные. Настроили воронку подбора и теперь каждый рекрутер может отслеживать на каком этапе находится каждый кандидат.
А HRD может смотреть статистику по всем рекрутерам. Например, сколько в работе кандидатов на сегодняшний день момент у определенного рекрутера.
Либо посмотреть сколько кандидатов не прошли собеседования с указанием причины отказа.
Так же HRD может посмотреть с помощью фильтров какой источник подбора работает лучше в каждом городе.
Настроили автоматическую отправку сообщений кандидатам, благодаря этому рекрутеры экономят свое время. Управляющие подводят итоги собеседований и стажировок прямо с телефона, то есть для этого необязательно иметь под рукой компьютер. В зависимости от выбранного решения карточка сама переходит по этапам, а рекрутер получает уведомление при любом решении. Что снова позволяет экономить время рекрутера и управляющего на коммуникацию между собой, чтобы уточнить решение по кандидату.
А самое главное, массовый подбор осуществлен на стандартном функционале Битрикс24, что позволяет экономить на внедрении, так как не требуются сложные доработки. Клиент один раз заказал у нас внедрение за фиксированную стоимость и может пользоваться настроенным решением сколько угодно без доплат за продление или подписку.